Setting up and maintaining Procurement and sourcing [AX 2012]

Purchasing setup and maintenance forms

Tabel berikut mencantumkan form yang mendukung setting up dan maintaining Procurement dan sourcing. 

Catatan
Beberapa bentuk dalam tabel berikut memerlukan setting up informasi atau parameter untuk menavigasinya.
	Tugas	nama Form	Pemakaian
	Configuring Enterprise portal for vendor requests	Disallowed vendors (form)	Tentukan vendor yang tidak dapat melakukan bisnis dengan perusahaan-perusahaan tertentu dalam organisasi Anda. Gunakan daftar vendor dianulir untuk mengevaluasi jenis permintaan tertentu  terkait vendor untuk mendefine apakah vendor sudah bertekad untuk menjadi vendor dengan satu atau lebih perusahaan yang  tidak ingin melakukan bisnis.
		New vendor request (form)	Meninjau dan menanggapi permintaan karyawan untuk menambahkan vendor baru ke dalam daftar perusahaan vendor yang  diizinkan untuk melakukan bisnis dengannya.
		Procurement and sourcing parameters (form)	Mengatur nilai default untuk permintaan penjual prospektif  dan  mendefined nomor urut untuk referensi nomor vendor  yang dianulir.
		Vendor request configurations (form)	Membuat profil yang mendefine bidang yang diperlukan dan bidang yang terlihat di Enterprise Portal untuk Microsoft Dynamics AX. Anda membuat profil untuk setiap jenis permintaan terkait vendor.
	Setting up and maintaining purchasing workflows	Expenditure reviewers - Purchase requisitions (form)	Mengkonfigurasi reviewers untuk purchase requisition expenditures.Ketika purchase requisition diajukan untuk ditinjau, proses alur kerja dapat menggunakan setup resensi pengeluaran untuk rute pengeluaran untuk pengguna yang sesuai dengan role  atau financial dimension owner
		Workflows (list page)	Buat konfigurasi alur kerja untuk memproses permintaan penjual, permintaan pembelian, dan permintaan  katalo impor vendor.
	Mendefne dan maintaining aturan untuk pembelian	Attribute types (form)	Tentukan jenis atribut dan nilai-nilai default yang bisa dipilih ketika Anda mendefine atribut produk dan kategori.
		Attributes (form)	Tentukan rincian bahwa organisasi Anda ingin melacak untuk produk atau kategori tertentu.
		Business justifications (form)	Tentukan  buusiness justification  reason codes dan deskripsi yang dapat digunakan pada permintaan pembelian untuk membenarkan permintaan pembelian.
		Business rules for fixed asset determination (form)	Membuat aturan sehingga pembelian tertentu harus diperlakukan sebagai aset tetap jika harga pembelian item melebihi ambang moneter yang telah ditetapkan.
		Catalog policy rule (form)	Pilih katalog Procurement yang akan ditampilkan di situs Procurement dan tanggal efektif bila itu sah.
		Policy parameters (form)	Pilih jenis organisasi bahwa kebijakan pembelian terkait dengan dan urutan aturan kebijakan harus diterapkan.
		Purchase order creation and demand consolidation rule (form)	Mendefine aturan kebijakan yang digunakan ketika Anda mengkonversi permintaan pembelian untuk membeli pesanan.
		Purchase requisition control rule (form)	Mendefine nilai parameter yang mengontrol proses permintaan pembelian.
		Purchase requisition permissions (form)	Mengatur hak akses untuk pekerja untuk masuk purchase requisitions atas nama orang lain, atau pembelian permintaan di badan hukum atau operasi unit lain.
		Procurement and sourcing parameters (form)	Mendefine setting up yang berlaku untuk semua transaksi pembelian, mengatur nilai default yang digunakan ketika data tidak dimasukkan pada tingkat yang lebih rendah pada transaksi, dan mengatur urutan nomor untuk pembelian.
		Purchasing policy (form)	Mendefne aturan bisnis untuk mengontrol proses Procurement-to-pay dan menegakkan strategi bisnis Procurement  Anda secara keseluruhan.
	Defining and maintaining procurement categories	Category hierarchy (form)	Membuat hirarki kategori untuk mengklasifikasikan produk, vendor, atau data lainnya.
		Category hierarchy types (form)	Defined jenis untuk hirarki kategori. Jenis yang Anda tetapkan mendefine bagaimana hirarki kategori muncul di Microsoft Dynamics AX.
		Category policy rule (form)	Mempertahankan aturan kebijakan untuk kategori Procurement.
		Vendor evaluation criteria (form)	Buat kriteria untuk mengevaluasi kinerja vendor.
		Vendor evaluation criterion group (form)	Buat grup untuk kriteria peringkat vendor yang sama atau terkait.
	Menyiapkan dan maintaining katalog Procurement	Product details (form)	Manual mendefine produk untuk katalog Procurement internal Anda, menambahkan rincian, dan melampirkan foto.
		Product relationship types (form)	Tentukan jenis hubungan produk. jenis hubungan produk mendefine bagaimana produk berhubungan satu sama lain, seperti aksesori atau produk serupa.
	Setting up imported vendor catalogs	Update catalog (form)	Menambahkan katalog vendor baru dan meng-upload file catalog  vendor.
		Vendor catalog import parameters (form)	Tentukan path dari folder di mana maintenance file  katalog  vendor yang diajukan oleh vendor akan disimpan.
		Vendor catalogs (list page)	Membuat dan melihat daftar impor file catalog vendor.
	Menyiapkan dan maintaining  katalog vendor  eksternal	Maintain details for an external catalog (form)	Set up permissions to access an external vendor catalog order site.
	Setting up dan maintaining  permintaan penawaran	Default request for quotation reply fields (form)	Mendefine informasi yang ingin Anda terima dari vendor ketika mereka membalas permintaan untuk quotations.
		Master plans (form)	Menyiapkan master plan untuk menyertakan permintaan penawaran.
		Procurement and sourcing parameters (form))	Tentukan nilai default untuk request for quotations.
	Setting up and maintaining purchase requisitions	Purchase requisition permissions (form)	Mengatur hak akses untuk pekerja untuk masuk permintaan pembelian atas nama orang lain, atau pembelian permintaan di badan hukum atau operasi unit lain.
		Workflows (list page)	Mendefne dan mengkonfigurasi proses alur kerja untuk permintaan pembelian.
	Setting up signing limits	Default signing limit rule details (form)	Define the default signing limit rules for a selected organization node, such as a company. You create signing limits to enforce spending and approval limits that are set up for your organization
		Limit agreement exceptions (form)	Identify the jobs or compensation levels that are exempt from agreement rules that are defined.Jobs and compensation levels are defined in the Job (form) and the Compensation structure (form)
		Limit agreement rule details (form)	Create limit agreement rules by document type for a signing limit policy. For example, if you define agreements for the purchase requisition document type for a company, employees at that company are required to read and accept those agreements before they are granted an approval limit amount or spending limit amount for purchase requisitions
		Limit currency rule details (form)	Mendefine mata uang yang berlaku untuk signing limit policy.
		Signing limit parameters (form)	Pilih opsi-tingkat tinggi yang mengontrol proses signing limit  di semua organisasi.
		Signing limit policy (form)	Tentukan signing limit yang berkaitan dengan node organisasi tertentu berdasarkan jenis organisasi, dan kemudian membuat aturan signing limit  terkait bagi mereka node.

sumber : https://technet.microsoft.com

Klik disini untuk melanjutkan »»

Procurement and sourcing [AX 2012]

Dalam Procurement dan sourcing, Anda buat purchasing policies  untuk mengontrol proses pembelian. Anda mengidentifikasi pemasok, onboard, pemasok sebagai vendor baru, maintain vendor information, create agreements dengan vendor Anda, order items dan service, , maintain purchase orders, dan mengkonfirmasi penerimaan produk. Setelah transaksi penjual diproses melalui Accounts payable, Anda juga dapat menganalisis pengeluaran dan kinerja pemasok.

Proses bisnis

Aliran proses berikut menggambarkan Procurement dan sourcing business process.

Procurement and sourcing at a glance

tugas-tugas penting		bentuk asal
Key tasks: Work with vendor search and search results		Vendor search results (form)
Key tasks: Create procurement catalogs		Catalogs (form)
Create a request for quotation		New request for quotation (form)
Maintain purchase agreements overview		Purchase agreements (form)
Key tasks: Create and submit a purchase requisition		Purchase requisitions (form)
Create and maintain purchase orders		Purchase order (form)

 

Integrasi Procurement dan sourcing

Integrasi Procurement dan sourcing

Procurement dan sourcing modul dapat diintegrasikan dengan modul berikut dan program Microsoft:

·         Inventory management

·         Product information management

·         Master planning

·         Accounts payable

·         General ledger

·         Configuring product-wide features

·         Microsoft SQL Server Reporting Services

·         Microsoft Excel

·         Internet Information Services (IIS)

sumber : https://technet.microsoft.com

Klik disini untuk melanjutkan »»

Definisi Procurement (Pengadaan) barang atau jasa

Pengertian dari kata Procurement yang dalam terjemahan bahasa indonesianya berarti "Pengadaan", menurut businessdirectory.com adalah kegiatan membeli dan menerima barang atau jasa.Proses ini dimulai dari persiapan barang atau jasa apa yang ingin dibeli hingga persetujuan untuk melakukan pembayaran ke pihak ketiga.

Secara umum, beberapa kegiatan yang termasuk dalam tugas pengadaan antara lain:
(a) Perencanaan pembelian,
(b) membuat prosedur standar pengadaan barang/jasa,
(c) membuat spesifikasi barang/jasa yang dibutuhkan secara detail dengan informasi yang didapat dari departemen/bagian lain yang memintanya,
(d) pencarian supplier/vendor yang tepat dengan melihat penawaran serta rekam jejaknya secara detail
(e) membuat perbandingan biaya pembelian dari supplier/vendor
(f) negosiasi harga, jangka waktu pembayaran (term of payment),pengiriman (shipping), dll. 
(g) memutuskan pembelian dari suplier/vendor 
(h) membuat kontrak
(i) melakukan kontrol jumlah persedian di gudang
(j) menerima tagihan pembayaran dari vendor/supplier

Dari Wikipedia, proses procurement atau pengadaan mrupakan kegiatan menerima/mengakuisisi serta membeli barang ataupun jasa dari pihak luar (pihak luar ini dapat berupa perorangan/perusahaan penyedia jasa ataupun barang yang dibutuhkan oleh perusahaan). Tujuan utama bagian procurement sendiri dalam suatu perusahaan adalah bagaimana cara mereka mendapatkan barang atau jasa yang diperlukan perusahaan dengan harga, layanan purna jual, kualitas, kuantitas terbaik yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan/organisisasi. Perusahaan/Organisasi sangat menekankan pentingnya kejujuran dan keadilan dalam proses pengadaan ini (terutama pada saat tender/lelang pemilihan supplier) , karena jika dilakukan secara asal-asalan dan tidak tepat dapat mengakibatkan besarnya pemborosan anggaran perusahaan hingga terseret masalah hukum (terdapat beberapa perundang-undangan yang mengatur masalah pengadaan dilembaga pemerintahan). Banyak juga beberapa pejabat dipemerintahan,parlemen maupun swasta yang tersangkut dengan kasus ini, namun isi tulisan ini tidak menyinggung ke permasalahan di bidang hukumnya.   

Terdapat beberapa faktor untuk memutuskan darimana suatu barang/jasa dibeli, diantaranya adalah: pengiriman dan penanganan barang (delivery and handling material),referensi tingkat kepuasan terhadap barang/jasa yang dibeli oleh pelanggan, serta perbedaan harga diantara penyedia barang/jasa (vendor/supplier). Umumnya bagian Procurement/pengadaan sangat terlibat aktif dalam memutuskan barang/jasa apa yang akan dibeli termasuk dalam kondisi ketersediaan barang/jasa tersebut relatif langka untuk ditemukan.Penyebab kelangkaan ini  dapat terjadi karena kebutuhan perusahaan/organisasi itu sendiri(kasus ini umum dijumpai pada industri manufaktur karena mempunyai karakteristik mesin/unit produksi yang berbeda-beda serta pihak supplier harus melakukan kustomisasi/penyesuaian produknya) atau dapat juga karena kelangkaan barang/jasa itu sendiri di pasaran yang menyebabkan harganya sangat fluktuatif sebagai akibat tidak imbangnya permintaan dan penawaran (scarcity principle).  Jika bagian procurement/pengadaan memiliki data yang valid dalam menentukan biaya yang tepat, maka akan lebih mudah dalam melakukan metode analisa biaya-keuntungan (cost-benefit analysis) atau cost-utility analysis. 

Berdasarkan tujuan konsumsi/pemakaian barang dan jasa, kegiatan pengadaan/procurement dibagi kedalam 2 kategori yang berbeda.
A. Pengadaan langsung (Direct production related procurement)
   Pengadaan langsung merupakan pembelian bahan baku(raw material) atau barang jadi yang berakibat langsung terhadap operasional dan keberlangsungan proses produksi. Biaya yang dikeluarkan untuk pembelian jenis ini tergolong besar dan rutin dilakukan.
   Contoh: Pembelian processor snapdragon oleh Samsung untuk kebutuhan produksi smartphone nya, atau pembelian tandan buah segar (TBS) dari petani oleh pabrik kelapa sawit untuk diolah menjadi CPO (Crude Palm Oil)   

B. Pengadaan tidak langsung (Non-production-related procurement)
   Adalah pengadaan/pembelian yang secara tidak langsung mempengaruhi operasional perusahaan.Biaya yang dikeluarkan untuk pembelian jenis ini relatif lebih kecil serta tidak dilakukan secara rutin, pengadaan dapat dilakukan secara terencana atau conditional disaat tertentu saja sesuai kebutuhan. semisal pengadaan jasa servis berkala mesin-mesin produksi, pembelian spare part, hingga pembelian ATK (Alat Tulis Kantor)

Siklus Pengadaan

   
Siklus pengadaan (Procurement life cycle):
- Requirement Determination 
  Menentukan kebutuhan barang atau jasa yang akan dibeli berdasarkan kebutuhan perusahaan/organisasi sesuai dengan pedoman permintaan barang / sop masing-masing departemen

- Source Determination
  Mencari perseorangan/perusahaan penyedia barang atau jasa secara tepat. Pihak procurement dapat mengirimkan inquiry document atau dokumen harga ke pihak penyedia barang/jasa

- Vendor Selection
  Mencari supplier/vendor yang tepat. Pihak procurement melakukan negosiasi terhadap para supplier serta mencapai kesepakatan dengan pihak supplier/vendor

- Order Processing
  Proses permintaan barang/jasa, dalam tahap ini pihak procurement akan menrbitkan dokumen PO (Purchase Order) yang telah disahkan dan legal untuk diberikan ke pihak suplier/vendor, sebagai dasar untuk pembuatan produksi dan pengiriman. 

- Purchase Order monitoring
  Pihak procurement harus terus memantau perkembangan order nya/ tracking order 

- Goods Receipt
  Penerimaan barang/jasa oleh pihak vendor/supplier sesuai dengan dokumen PO yang telah dikirimkan sebelumnya 

- Payment 
  Melakukan proses penerimaan dan input data tagihan dari vendor, untuk diteruskan ke bagian keuangan/Finance dan pembayaran dilakukan sesuai dengan kesepakatan.

sumber : http://procurement45.blogspot.co.id/2015/10/definisi-procurement-pengadaan-barang.html

Klik disini untuk melanjutkan »»